Mise à jour Web

Récapitulatif de notre webinaire sur le mode Liste

Comment devenir un pro en gestion de tâches sur ProgressionLIVE

mode Planification

Si la recherche, le tri et l’affichage de vos tâches sont un casse-tête dans ProgressionLIVE, cet article est pour vous. En effet, notre solution ProgressionLIVE offre le mode Liste qui vous offre la possibilité d’appliquer des filtres, de modifier des colonnes et d’exporter des données et ce ne sont que les fonctions générales.

Toutefois, nous avons constaté que ce mode n’est pas utilisé à son plein potentiel par nos utilisateurs. Ainsi, nous avons offert un webinaire sur ce module, afin d’expliquer les fonctions générales et avancées, qui vous permettront d’accroître votre productivité avec notre logiciel. Ce webinaire d’une durée de 30 minutes fût présenté le 9 février dernier par notre formateur Fabrice Maynard et diffusé en simultané sur Facebook Live et sur YouTube.

Application de filtres

Tout d’abord, il est possible d’appliquer des filtres, afin d’affiner une recherche permettant ainsi de localiser une ou plusieurs tâches en quelques clics. En effet, par défaut, les filtres applicables sont situés à gauche du mode Liste, tels que « Type de tâche », « État », « Priorité », etc. Dans ces filtres, dits généraux, il est possible de sélectionner plusieurs critères par filtre. Finalement, il suffit de cliquer sur « Appliquer » pour voir apparaître les résultats ou cliquer sur « Enregistrer » pour sauvegarder le filtre pour une utilisation ultérieure.

De plus, alors que ces filtres sont génériques à tous les comptes de ProgressionLIVE, il est également possible d’utiliser des filtres personnalisés en fonction de votre compte et des configurations de votre logiciel. Ces filtres sont disponibles en cliquant sur le bouton d’ajout de « Critères additionnels », situé dans la rubrique « Nouveau Filtre ». Toutefois, il n’est possible que de sélectionner qu’un seul critère par filtre à la fois, contrairement aux filtres génériques où on pouvait sélectionner deux ressources humaines et plus dans un même filtre.

Finalement, il est important de noter qu’un filtre sauvegardé est uniquement enregistré sur le compte où il a été créé. Ainsi, chaque utilisateur peut s’approprier la gestion de ces filtres et configurer ProgressionLIVE pour le rendre le plus productif que possible. Cependant, il est possible de partager des filtres afin qu’il soit disponible à l’ensemble des utilisateurs de l’entreprise.

Modification des colonnes

Par défaut, ProgressionLIVE vous offre un classeur avec des colonnes prédéfinies, et ce, avec des largeurs prédéfinies, ne vous offrant donc peut-être pas un affichage optimal vous permettant de répondre à vos besoins. C’est pourquoi les colonnes sont modulables et qu’il est possible de les masquer, de les afficher, de les réduire, de les agrandir et de les trier, tout comme dans une feuille de classeur Excel.

Tout d’abord, à l’aide de l’engrenage situé à droite, il est possible de sélectionner les colonnes à afficher et de sélectionner les colonnes à masquer. Bref, il est possible d’ajouter autant de colonnes que vous désirez, mais également de masquer les colonnes inutiles à votre traitement de données.

Après avoir fait la sélection des colonnes à afficher et à masquer, il est possible de redimensionner la taille de celles-ci, afin d’en visualiser le contenu intégral et d’en optimiser l’affichage dans la fenêtre. Pour ce faire, il suffit de sélectionner les bordures horizontales de la colonne à redimensionner et glisser la bordure jusqu’à l’obtention de la taille désirée. Puis, le faire pour toutes les colonnes où on constate un manque d’espace.

Finalement, ces manipulations de colonne peuvent être enregistrées afin d’être visible telles quelles lors de chacune des prochaines visites sur le compte. Pour ce faire, il suffit de cliquer sur « Sauvegarder les préférences » dans l’engrenage situé à droite de la barre d’outils. Il est également possible d’effacer toutes les préférences sauvegardées, et d’enregistrer comme écran par défaut, ce qui déterminera le mode en question comme page à afficher à l’ouverture du compte.

Autres fonctions

Tri ascendant et descendant

Tel que mentionné plus haut, l’affichage en mode liste est similaire à Excel et tout comme dans le logiciel de Microsoft, il est possible de trier le contenu des colonnes. En glissant la souris sur le nom d’une colonne, une flèche apparaît à la droite de cette colonne. C’est sur cette dernière qu’il est possible de cliquer pour faire apparaître les options de « Tri ascendant » et « Tri descendant ».

Changement d’état

Il est également possible pour un répartiteur de modifier l’état d’une tâche rapidement sans avoir à ouvrir la fenêtre de la tâche en question. Prenons par l’exemple le cas où un employé sur la route n’est pas en mesure de faire le changement d’état, car il n’a pas de connectivité internet dans son secteur. Il pourrait donc demander au répartiteur, par téléphone, de modifier pour lui l’état de ladite tâche. Pour ce faire, il suffit de sélectionner la tâche et de cliquer sur « Changer d’état », puis de choisir l’état désiré. De plus, il est aussi possible de changer l’état de plusieurs tâches à la fois, en sélectionnant plusieurs tâches et en cliquant sur « Changer d’état ». Toutefois, il faut faire attention à respecter l’ordre de transition des états précédemment configurée.

Géolocaliser les tâches

Avec l’option « Positionner avec l’adresse », il est possible de géolocalisé les tâches via les appareils mobiles des techniciens, et ce, de toutes les tâches ou seulement d’une sélection.

Exportation

ProgressionLIVE permet l’exportation des résultats de recherche du module Liste vers un fichier Excel ou PDF, via les boutons prévus à cet effet. En sélectionnant l’option Excel, tout le contenu de la recherche sera exporté, tandis qu’en PDF il est possible de choisir entre l’ensemble de la recherche ou seulement quelques tâches correspondant à la recherche.

 

Pour un tutoriel complet, visitez cette documentation et pour voir ou revoir notre webinaire gratuit, cliquez ici.

 


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Mise à jour Web

Webinaire sur le mode Planification

Comment assigner des appels de service en deux fois moins de temps

mode Planification

Notre solution ProgressionLIVE offre un mode Planification efficace qui permet au répartiteur d’attribuer des tâches à des employés en temps réel. Toutefois, nous avons constaté que ce dernier est peu connu et sous-utilisé par nos utilisateurs. Ainsi, à la demande générale, nous avons offert un webinaire sur ce mode, afin d’expliquer son fonctionnement, son utilité et ses avantages. Ce webinaire d’une durée de 30 minutes fut présenté le 26 janvier dernier par notre formateur Fabrice Maynard et diffusé en simultané sur Facebook Live.

Sous un système de « drag and drop » (glissez-déposez), l’utilisateur peut assigner des appels de service, des suivis de maintenance et toute autre tâche précédemment créée aux employés disponibles sur le terrain. Il est donc utile pour planifier les journées en fonction des tâches prioritaires, des tâches récurrentes et des tâches journalières. Vous réaliserez donc une économie de temps, alors que le mode Planification permet d’assigner une tâche en moins de 10 secondes. Découvrons maintenant comment assigner des appels de service en deux fois moins de temps.

 

Utilisation du mode planification

À partir de l’onglet « Tâches », en mode « Planification », il est possible de visualiser les tâches à planifier dans la rubrique « Tâches à Planifier » et les ressources humaines disponibles dans la rubrique Planification. Puis, afin de planifier une tâche, il suffit de déplacer la tâche dans l’horaire en glissant et déposant cette dernière à l’heure désirée. Ensuite, il est possible de changer l’étendue horaire d’une tâche en sélectionnant la bordure droite de la tâche et la glissant horizontalement pour en définir la durée exacte. Ainsi, dans le cas où il y aurait plusieurs tâches planifiées, il est possible de construire un horaire complet, par jour, par semaine, voire par mois, tout en visualisant le statut des tâches.

De plus, il est également possible de créer une tâche directement sur l’horaire en sélectionnant et glissant un intervalle dans l’horaire. Par exemple, en cliquant sur la bordure de 8 h et en glissant jusqu’à 12 h, il est possible de créer une tâche d’une durée de 4 heures. Ainsi, en relâchant la souris, une fenêtre s’ouvre afin de renseigner le logiciel sur les détails de la tâche à créer. Puis, en cliquant sur « Enregistrer », la tâche est créée et assignée à la ressource humaine où le glissement a eu lieu. Il est ensuite possible de l’assigner à une autre ressource humaine, de la déplacer à une autre horaire ou de la supprimer.

Finalement, cet outil simple et efficace permet de construire des routes et des horaires flexibles en fonction d’une multitude de critères. La charge de travail d’un répartiteur est alors beaucoup moins exigeante que de passer du temps au téléphone ou de gaspiller du papier pour faire des horaires rentables et réalistes. Pour un tutoriel complet, visitez cette documentation et pour voir ou revoir notre webinaire gratuit, cliquez ici.

 


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