ProgressionLIVE vous dévoile ses outils de télétravail
Plusieurs entreprises sont confrontées à de grands défis en raison de la pandémie. Par exemple, s’adapter au mode télétravail n’est pas toujours facile.
On ne cesse d’entendre parler de Zoom et Google Meet, mais y a-t-il d’autres outils qui pourraient être utiles à votre entreprise? Comment adapter ceux-ci à vos façons de faire?
Chez ProgressionLIVE, le télétravail a toujours fait partie de notre quotidien. On a donc pensé vous préparer un petit webinaire pour vous présenter les outils de communication qu’on utilise tous les jours.
Ces outils nous permettent entre autre de :
communiquer et se rencontrer à distance;
partager et collaborer sur des dossiers importants;
clavarder en équipe facilement;
garder notre esprit d’équipe et briser l’isolement.
Travailler à distance avec ProgressionLIVE
Saviez-vous que ProgressionLIVE aide les PME à faire du télétravail en rendant leurs opérations sur l’infonuagique (« le cloud »).
Notre solution, permet aux répartiteurs de planifier et répartir les tâches à leurs employés sur la route de n’importe où.
Également, les employés sur la route n’ont plus à se présenter au bureau pour récupérer des bons de travail papier, puisque que ceux-ci sont désormais électroniques sur notre application mobile disponible sur Android et iOS.
Bref, notre solution permet à la plupart de nos utilisateurs de faire du télétravail et donc de ne pas trop être affectés par le COVID-19.
À mon arrivée chez ProgressionLIVE, le directeur des ventes m’a posé la question qui tue à ma première journée de stage! « Qu’est-ce qu’on fait chez ProgressionLIVE selon toi? » Évidemment j’avais fait mes recherches et je lui ai expliqué ce que j’avais lu sur leur site web. Toutefois, il m’a répondu : « Oui, mais si tu veux vraiment savoir ce qu’on fait appelle Jean-Philippe Couture, d’Express Bac. » Voici donc ce qu’il m’a raconté au téléphone…
Express Bac : de 500 k$ à 1,1 M$ en chiffre d’affaires grâce à ProgressionLIVE
À l’hiver 2008, Jean-Philippe Couture sortait tout juste de l’université et une passion de l’entrepreneuriat l’habitait. Il avait alors un désir de répondre à un besoin de la population : offrir « un service de location de conteneurs et des solutions de ramassage de qualité ». C’est alors qu’il effectua un emprunt auprès de son père — actuel employé de l’entreprise — dans le but de se procurer un (1) camion et neuf (9) conteneurs et de lancer son entreprise Express Bac à Québec. Jean-Philippe et sa conjointe attendaient leur troisième (3e) enfant, ils étaient heureux et l’entreprise progressait…
Mais, un matin, tout a changé!
À l’aube de débuter une autre journée de travail acharné, Jean-Philippe a vécu une tragédie! Il s’est tout fait voler. C’est son premier camion, ses neuf premiers conteneurs, mais surtout tout l’argent qu’il avait obtenu de son père pour démarrer qui venait de disparaître. Un désastre! Le coup fut excessivement dur pour Jean-Philippe et sa conjointe Christine. Non seulement ils devaient honorer les contrats qu’ils avaient avec des clients, mais ils devaient également rembourser sa dette et subvenir aux besoins de leur petite famille.
À ce moment c’est de la détresse, mais surtout de l’angoisse qui envahissait Jean-Philippe et sa conjointe. Heureusement, ils étaient assurés contre ce genre d’événement. Il a ainsi retroussé ses manches, acheté un nouveau camion de type Hook Lift avec le retour des assurances. « Cet événement m’a donné encore plus soif de percer le marché! », m’a-t-il confié lors d’un entretien avec lui. Il a donc donné les bouchés doubles en travaillant sur son entreprise Express Bac et pour une pizzeria pour rattraper les pertes encourues.
20 conteneurs et 2 camions plus tard
En 2015, Jean-Philippe était désormais à 100 % dans son entreprise avec 20 conteneurs et 2 camions à gérer. La clientèle était de plus en plus fidèle et la croissance de l’entreprise était en forte progression. Il gérait alors sa planification avec Google Agenda, ses calculs sur Excel et sa gestion quotidienne dans sa tête! « J’étais tout le temps au téléphone, j’oubliais de facturer des clients et mes employés m’appelaient pour des niaiseries. », m’a avoué Jean-Philippe avant d’aborder la question de la venue de ProgressionLIVE dans son entreprise.
Jean-Philippe se retrouvait donc dans un dilemme. Il avait une vision de développer son entreprise, sachant que la technologie serait son meilleur allié, mais de l’autre côté, ses employés étaient très réticents à celle-ci. « Surtout mon père! Il avait encore un téléphone flip. », déclara-t-il en riant. Sa recherche n’allait pas très bien et il se demandait comment allait-il s’en sortir… « Les solutions que j’avais trouvées n’étaient pas abordables et ne se synchronisaient pas avec mon logiciel comptable. »
Rencontre entre Jean-Philippe et Sébastien
C’est alors qu’au printemps 2017, il rencontra notre directeur des ventes Sébastien qui lui a démontré ce que ProgressionLIVE pouvait lui apporter. « Oh mon dieu! C’est exactement ce dont j’avais besoin! », m’a-t-il exprimé. « Moi et mes employés sommes plus autonomes et on sauve excessivement beaucoup de temps et d’argent avec ProgressionLIVE. » Encore mieux, Jean-Philippe et sa conjointe ont vu leur chiffre d’affaires passé de 500 000 $ à 1,1 million de dollars avec l’arrivée de ProgressionLIVE!
Et son père là-dedans? « Il est en amour avec sa tablette et ProgressionLIVE! Il ne peut s’en détacher », m’a-t-il dit au cours de notre conversation au sujet de son paternel. D’après Jean-Philippe, il est convaincu que si la tablette de son père manquait de batterie, il vivrait une angoisse terrible. Depuis ce temps, l’entreprise engage d’ailleurs davantage de retraités et l’adaptation à cette technologie est excellente.
La prochaine étape
Aujourd’hui, Express Bac compte plus de 200 conteneurs et cinq (5) camions à répartir sur leur territoire. Les clients d’Express Bac adorent recevoir des messages textes (SMS) et des courriels automatisés et « c’est pourquoi ils font affaire avec nous! », m’a-t-il mentionné. À court terme, maintenant ProgressionLIVE bien implanté dans l’entreprise, Jean-Philippe voit encore plus grand. Il compte faire la transition vers Quickbooks Online et l’intégrer à ProgressionLIVE pour accélérer son processus de facturation.
À long terme, avec toute l’autonomie que ProgressionLIVE lui permet, Jean-Philippe rêve de voyager avec sa conjointe et ses trois (3) enfants, d’aller faire du camping et de travailler à partir de sa roulotte. « Mes employés sont autonomes, ils ne m’appellent plus pour des niaiseries et je peux répartir mes tâches de n’importe où. Pourquoi pas en camping? », a-t-il exprimé vouloir faire dans les prochaines années.
Je comprends maintenant pourquoi nous l’appelons affectueusement : notre client inspirant. Son histoire est si touchante que j’avais peine à croire que l’entreprise pour laquelle je travaillais depuis seulement quelques mois pouvait autant changer la vie d’une personne, d’une famille et d’une entreprise.
La pluie n’a pas freiné les festivités à Saint-Alexis-des-Monts!
ProgressionLIVE a été, pour une 6e année consécutive, commanditaire officiel du traditionnel Méchoui de Saint-Alexis-des-Monts. L’événement s’est déroulé le 2 septembre dernier dans une température similaire à l’édition de l’année dernière. Toutefois, ce n’est pas les désagréments de mère Nature qui allaient empêcher les quelque 140 employés, clients, partenaires et amis de festoyer à ce rendez-vous annuel.
Il n’y avait pas que du méchoui au menu!
– À l’arrivée des invités, de la délicieuse poutine était offerte par Nathalie, employée de ProgressionLIVE et son conjoint Jean-Sébastien.
– Un peu avant le souper, Louis-Philippe, Dorlay et Audrey avaient préparé des rouleaux du printemps avec une sauce à s’en lécher les doigts.
– En accompagnement du gastronomique méchoui, préparé par Rémi, Guy et Guy-Olivier, les invités avaient droit à de nombreuses salades faites par Gabrielle et Manon.
– Que dire des desserts, de délectables beignes et sandwichs à la crème glacée maison, concoctés par Gabrielle.
– Toute cette bonne nourriture a été accompagnée par des cocktails à base de gin de la distillerie Wabasso, réalisés par Guyaume!
– Finalement, en fin de soirée, Jean-Sébastien et Nathalie ont remis les mains à la pâte en préparant de succulentes croustilles maison à différentes saveurs.
Que serait un méchoui sans musique et jeux?
Entre les services et plus tard en soirée, les invités ont pu assister à de nombreuses performances du groupe Jeff Patry Band, accompagné par notre batteur en résidence et employé de ProgressionLIVE, Mathieu. Ces derniers ont livré tout un spectacle, malgré que notre cher Mathieu combattait un virus. De plus, les invités ont pu s’amuser à différents jeux, notamment des jeux gonflables pour les petits et grands.
Un mot de l’organisateur
Malgré une météo incertaine et de forts risques de pluie, nous étions tellement préparés que tout c’est très bien déroulé! Le groupe de musique était excellent, la nourriture excellente et le méchoui, un des plus tendres des dernières années! – Louis-Philippe Poulin
Remerciements
Le Méchoui de Saint-Alexis-des-Monts aimerait remercier Alexandre pour la logistique de l’événement et Jean-Gabriel pour la réalisation de la vidéo suivante :
Merci à tous et à l’an prochain!
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Avantages, méthodes et bonnes pratiques pour devenir sans papier en entreprise
En 2011, un Canadien consommait en moyenne 50 kilogrammes de papier par année, soit plus de 10 000 feuilles par an. (Source) Toutefois, au cours des dernières années, une réduction de la consommation de papier s’est fait ressentir. Les moyens pour remplacer l’utilisation du papier sont rendus nombreux et il devient de plus en plus facile d’en réduire sa consommation. En effet, les entreprises adhèrent graduellement au mode de travail sans papier (paperless), qui renvoie au principe de réduire sa consommation de papier et adopter des habitudes qui favorisent cette réduction.
Ainsi, afin de vous inciter à adopter ce comportement, je vais vous présenter 7 avantages du paperless. Puis, je vous démontrerai que ce comportement peut être appliqué à toutes les entreprises. De plus, pour vous convaincre et vous aider à faire la transition, je vous partagerai quelques conseils et les bonnes pratiques à appliquer lors d’un tel virage numérique. Ensuite, avec un peu de volonté, c’est un mode de travail qui s’adopte facilement et qui en fera bénéficier autant vos employés que votre organisation.
Les avantages du paperless
Tout d’abord, en devenant sans papier (paperless), je vous suggère de vous doter d’une solution infonuagique de stockage pour conserver et partager vos fichiers. Chez ProgressionLIVE, nous utilisons Google Drive, mais vous pouvez également utiliser d’autres solutions simples d’utilisation, telles que Dropbox ou Microsoft OneDrive. Bref, ceci vous permettra d’accéder à vos fichiers en tout temps, de contrôler leur accès, de les retrouver plus rapidement, de libérer de l’espace de stockage physique, de limiter vos risques de pertes ou de sécurité, de diminuer vos coûts et de réduire votre empreinte écologique.
1. Accédez à vos fichiers en tout temps
Premièrement, vous n’aurez plus de restriction quant à la disponibilité de vos dossiers et documents. En effet, avec une solution infonuagique de stockage, vous y aurez accès de n’importe où et à n’importe quel moment. Ainsi, vous pourrez consulter vos données à partir de votre téléphone intelligent, votre tablette ou votre ordinateur quand vous voulez. Bref, cela vous permettra de travailler autant au bureau qu’en télétravail.
2. Contrôlez l’accès aux fichiers
Deuxièmement, les solutions infonuagiques de stockage permettent de contrôler les accès aux fichiers, au moyen d’autorisations. Ainsi, vous pouvez partager un fichier à un collègue en lecture seule ou en lui permettant d’apporter des modifications. De plus, vous pouvez gérer le partage en visualisant les utilisateurs ayant accès aux fichiers et en les retirant n’importe quand. Bref, il est donc facile et simple pour une équipe de travail de se partager des fichiers pour travailler simultanément sur le même projet.
3. Retrouvez plus rapidement vos fichiers
Troisièmement, avec un tel système et un classement irréprochable, l’accès à un fichier précis se fait en quelques clics ou à l’aide d’une barre de recherche. Pensez aux nombres de fois où vous avez eu à chercher un dossier qui était égaré ou mal rangé. De plus, l’informatisation des données améliore la fiabilité des données et accentue la qualité de celles-ci, par sa mise à jour en temps réel. Bref, cela réduit considérablement le temps d’attente des clients et augmente par le fait même votre efficacité au travail.
4. Libérez de l’espace de stockage physique
Quatrièmement, une fois tous vos documents numérisés, l’espace préalablement occupé par vos papiers et dossiers sera désormais disponible. En effet, en optant pour des disques durs externes ou internes, l’espace de stockage se limite seulement à la taille du disque. Puis, si vous optez pour une solution de stockage infonuagique, aucun espace physique ne sera utilisé. Bref, vous n’aurez plus à louer ou occuper des espaces exclusivement pour entreposer vos documents.
5. Limitez vos risques de pertes et de sécurité
Cinquièmement, en adoptant le paperless, vous limiterez les risques de retombées néfastes. En effet, dans un bureau où les documents sont encore en version papier, vous êtes plus propice à être victime d’un sinistre, de la perte ou d’un vol de données que dans un bureau sans papier. Ainsi, avec un contrôle des accès et des autorisations, les documents sont mieux protégés, contrairement aux documents qui traînent sur les bureaux. Bref, il est plus facile de voler, copier ou falsifier un document papier qu’un document dans les nuages qui est protégé par un mot de passe ou difficile d’accès.
6. Diminuez vos coûts d’opération et de papier
Sixièmement, le coût pour devenir paperless peut sembler important, cependant les économies qui en découlent seront considérables. D’une part, les employés passeront plus de temps à travailler plutôt que perdre du temps à rechercher des documents papier. D’une autre part, vous réaliserez évidemment des économies sur l’achat de papier. Puis, comme le papier requiert beaucoup d’espace, vous devez payer pour l’électricité, le chauffage, l’entretien et le nettoyage de ces espaces de stockage. Alors que les documents sur le « cloud » ne consomment presque pas d’énergie.
7. Réduisez votre empreinte écologique
Septièmement, en optant pour un mode de travail sans papier, vous réduirez votre empreinte écologique. En effet, la consommation de feuilles de papier par employé dans un bureau est excessivement élevée, sans parler des cartouches d’encre qui sont aussi néfastes pour l’environnement et prennent des centaines d’années à se dégrader. Ainsi, en réduisant votre consommation de papiers, vous aidez à réduire votre impact environnemental. Bref, une réduction importante de la consommation de papier serait plus écologique pour la planète, permettrait à de nombreuses forêts et nombreux écosystèmes d’être sauvés.
Le paperless, c’est pour tout le monde!
Adopter un comportement paperless convient à toutes personnes et toutes entreprises, car il s’agit principalement de réduire sa consommation de papier et non seulement de l’éliminer. En effet, plusieurs domaines ont modifié leurs méthodes de travail dans les dernières années et ont été sensibilisés face à leur grande consommation de papier.
Par exemple, le changement vers le paperless dans le domaine de la santé a permis d’économiser des coûts phénoménaux et de renforcer la sécurité des patients. En effet, en numérisant les dossiers des patients, le personnel soignant peut maintenant avoir accès au dossier des patients dans un délai beaucoup plus rapide et la sécurité de leurs données est plus sûre.
Ou bien, davantage efficace pour des employés responsables de la maintenance d’équipements qui peuvent désormais avoir accès aux guides techniques en version informatique. En effet, une recherche d’informations ou de mots-clés s’effectue en quelques secondes comparativement à une recherche dans un guide papier.
Toutefois, l’élimination complète du papier est plutôt complexe, voire impossible pour certains types de métier comme les notaires, avocats et comptables qui requièrent le traitement de papier officiel qui ne peut pas être informatisé. On considérera alors une réduction de la consommation du papier pour ce genre d’organisation, plutôt qu’un bureau exclusivement sans papier.
Comment faire le transfert vers le paperless?
Tel que vu précédemment dans cet article, la réduction de la consommation de papier est bénéfique pour toute organisation qui adopte un tel comportement. Toutefois, un tel changement ne se fait pas en criant ciseaux. Il requiert une planification rigoureuse et une combinaison de facteurs favorables. C’est aussi un long processus qui demande l’implication de tous les acteurs de l’organisation (employés et cadres). Cependant, quoique ce changement d’habitudes semble fastidieux, son application est relativement simple et les bénéfices sont ressentis à court terme. Ainsi, nous vous proposons 13 conseils qui résument les spécifications requises pour faire la transition vers le paperless.
1. Intégrez le paperless à votre culture d’entreprise
Si vous voulez que le projet fonctionne, vos employés doivent être aussi convaincus que vous que c’est la bonne solution pour l’organisation. Il est primordial que ce mouvement fasse maintenant partie de votre culture d’entreprise, si vous désirez réussir cette transition. Une des façons d’impliquer vos employés dans l’adoption d’un bureau sans papier est de leur communiquer les bénéfices d’un tel changement et de les impliquer dans les actions prises.
2. Planifiez et structurez votre transition
Pour commencer le transfert vers le paperless, vous devrez mettre en place une structure qui facilite la numérisation de vos documents. En effet, vous devrez déterminer si les documents numérisés peuvent être passés à la déchiqueteuse ou non après avoir été numérisés. Puis, vous devrez établir des objectifs à atteindre et un échéancier pour le transfert de vos documents en numérisation. Ainsi, vous pourrez faire un suivi avec chaque département sur leur avancement vers ce transfert.
3. Établissez une nomenclature pour vos documents
Je vous suggère également d’établir à l’avance une nomenclature pour vos documents. C’est-à-dire de les nommer et les classer selon un code qui vous sera facile à maîtriser à l’interne. Par exemple, en inscrivant l’année, le département, puis le nom du fichier (Année_Département_Nom du fichier »). Bref, créez un système efficace et facile d’utilisation, tout en vous assurant qu’il est respecté par chacun des membres de votre organisation.
4. Numérisez vos documents
Pour passer au paperless, vous devrez numériser tous vos documents. C’est une étape qui peut sembler laborieuse, mais essentielle si vous voulez réellement réduire votre consommation de papier. Je vous recommande d’utiliser un numériseur efficace, équipé d’un alimenteur. Cela permettra aux personnes chargées de la numérisation d’accélérer leur travail et leur productivité. De plus, il existe même des applications mobiles qui vous permettront de scanner des documents avec votre téléphone intelligent.
5. Investissez dans des méthodes et produits paperless
Plusieurs outils et méthodes de travail peuvent être mis en place pour diminuer l’utilisation de papier en entreprise. Voici quelques exemples :
Prenez des notes sur un ordinateur ou une tablette plutôt que sur papier;
Utilisez deux écrans pour travailler pour faciliter votre prise de notes;
Remplacez les brochures ou dépliants papier par des brochures virtuelles;
Envoyez vos factures électroniquement au lieu que par la poste;
Signez électroniquement vos documents avec une application dédiée;
Réduisez les impressions de papier et favorisez l’impression recto verso;
etc.
6. Utilisez un service de stockage en ligne
Les services de stockage en ligne (Google Drive, iCloud Drive, OneDrive et Dropbox, etc.) sont nombreux et faciles à utiliser, ce qui rend le transfert vers le paperless plus efficace. En effet, elles permettent de stocker une grande quantité de documents sur le nuage, de les partager en temps réel avec vos collègues pour une collaboration en direct et d’accéder à vos documents de n’importe où, lorsqu’une connexion internet est disponible. Bref, ces solutions vous apportent une économie de temps et un gain d’efficacité considérables. De plus, la sécurité de vos données est renforcée et la perte de données réduite due aux sauvegardes régulières et automatiques.
7. Utilisez un calendrier électronique
Il existe de nombreux avantages à avoir un agenda électronique plutôt que papier. D’un point de vue pratique, vous pouvez avoir accès à votre agenda à distance de n’importe où, contrairement à un agenda papier. Par la suite, vous pouvez voir l’agenda de vos collègues de bureau, ce qui facilite la prise de rendez-vous. Il devient alors facile de gérer votre horaire en ayant accès à une vue d’ensemble de vos rendez-vous pour le mois complet. Ensuite, l’envoi de courriel lors de création d’événements dans votre agenda permet la prise de rendez-vous facile et efficace. Parmi les applications qui vous permettront de gérer votre agenda, la plus populaire est sans doute Google Agenda, suivi de Microsoft Outlook.
8. Utilisez un outil de gestion des tâches quotidiennes
Avoir un logiciel qui vous permet de gérer vos tâches ou vos projets peut aussi être une option intéressante à avoir. Ainsi, vous pourrez voir vos tâches, projets, notes ainsi que ceux de vos collègues. De plus, vous pouvez élaborer des échéanciers et attribuer des tâches à des collègues. Ce qui vous permettra donc une meilleure gestion de votre temps et celle de votre équipe. Des logiciels comme Asana, Basecamp, Trello ou Monday offrent ce type de service.
9. Utilisez un système de clavardage à l’interne
Avoir un système de clavardage à l’interne permet les échanges rapides entre collègues en temps réel et cela évite les longs échanges de courriels ou des déplacements/pertes de temps inutiles dans les bureaux. Pour les entreprises n’ayant pas tous leurs employés dans les mêmes bureaux, cela permet une meilleure communication et permet d’instaurer une synergie entre ceux-ci. Plusieurs applications de clavardage sont disponibles, mais la plus populaire est sans contredit Slack qui offre une formule intéressante pour tout type d’entreprise.
10. Sécurisez vos documents
Nous recommandons également de sécuriser votre système dès sa création, surtout si les données sont stockées sur un support physique, comme un disque dur externe. Sachant que les solutions infonuagiques sont toutes protégées par des mots de passe, il n’y a pas de mesures supplémentaires à implanter. De plus, nous recommandons de créer une sauvegarde (back-up) de l’ensemble de votre système sur un autre support informatique. Par exemple, vous pourriez choisir de conserver tous vos documents sur un disque dur externe et de créer une sauvegarde automatisée dans les nuages (ex. : Google Drive).
11. Téléchargez un logiciel PDF
De plus, le classement de vos documents peut se faire plus facilement et plus efficacement si vous vous équipez d’un programme de création de documents au format PDF (Adobe Acrobat). Un tel logiciel vous permettra de renommer, modifier et d’assembler plusieurs documents simultanément. Ce qui accélérera le temps de recherche d’un document précis à l’aide du moteur de recherche de votre solution de stockage.
12. Renseignez vos employés
Éduquer les employés sur les bienfaits et sur le processus du paperless est crucial, car cette habitude implique un changement de mentalité et il faut s’assurer de les convaincre pour concrétiser la transition. Malgré tous vos efforts de planification et de mise en place, les employés sont les principaux acteurs de ce changement et ils doivent être autant convaincus que nous et vous, afin que votre organisation en retire les bénéfices escomptés.
13. Dématérialisez vos bureaux
Afin d’assurer un continuum dans ce processus, il convient de dématérialiser vos espaces de bureau, soit par le retrait de toutes imprimantes non nécessaires. Puis, il faut désormais numériser immédiatement et systématiquement tout nouveau document dès sa réception, tout en s’assurant de l’archiver selon la nomenclature et la classification précédemment planifiées. Finalement, recyclez les documents dès leur numérisation effectuée, sans craindre la perte de fichiers, puisque votre système est sécurisé et qu’il est adéquatement classé selon votre politique de classification.
Les bonnes pratiques à appliquer lors d’un virage numérique
À l’ère d’une quatrième révolution industrielle, un virage numérique est incontournable pour les entreprises. Autant pour assurer leur compétitivité que leur pérennité. Une telle transformation digitale fait référence au déploiement d’une vision. Celle-ci est guidée par l’adoption, l’intégration et l’appropriation des données et des technologies numériques. En effet, les données et les technologies constituent les principaux leviers de différenciation et de croissance. Ainsi, les entreprises qui adoptent un tel virage seront davantage en mesure de saisir les occasions d’affaires.
Toutefois, un tel changement organisationnel comporte un défi de taille, soit la réceptivité des parties prenantes. En effet, la résistance au changement est l’un des premiers réflexes de l’être humain. Quoique cela peut être très constructif, dans la mesure où ceux qui résistent sont souvent ceux qui anticipent les embûches et les difficultés possibles. En effet, la résistance au changement peut être bénéfique pour une organisation si les gestionnaires sont en mesure de déterminer les causes exactes de cette résistance.
Donc, afin d’optimiser vos chances de couronner de succès votre transition, nous vous présentons 6 bonnes pratiques qui vous guideront dans votre virage numérique.
1. Misez sur vos leaders et leur leadership
En tant qu’influenceurs dans votre organisation, vos leaders sont la pierre angulaire de votre virage numérique. En effet, tout changement approuvé par vos leaders renforcera le climat de confiance des employés envers votre vision. Leur leadership entraînera ces derniers à adhérer à votre culture numérique plus facilement. Ainsi, en montrant l’exemple, vos leaders seront également une ressource directe pour vos employés pour traiter le virage au quotidien.
2. Soyez transparent, clair et explicite
Il est primordial d’assurer une transparence dans vos communications avec les parties prenantes au changement. En effet, une communication claire et détaillée évitera à tout employé d’avoir des doutes sur votre vision et ainsi ruiner sa confiance avec votre virage. Il est aussi important de prévaloir la qualité des informations sur la quantité, car une trop grande quantité d’informations aura une perception négative sur vos employés. Puis, il faut savoir répondre aux questions des employés, car un manque de cohérence peut mettre un frein à l’adhésion de ceux-ci à la nouvelle culture.
3. Impliquez tous vos employés
Sachant que les gestionnaires et les leaders de votre organisation ont été convertis à la nouvelle culture numérique, il est important de considérer les employés dans cette démarche. En effet, ceux-ci peuvent contribuer à la réussite de votre transition si vous avez pris le temps d’impliquer tous vos employés et de leur démontrer qu’ils font partie de la solution et qu’ils sont essentiels au virage numérique que votre entreprise entreprend.
4. Planifiez des stratégies proactives
Tel qu’expliqué plus tôt, la résistance au changement est un phénomène observable dans tous les virages drastiques. Ainsi, il est crucial de prévoir des stratégies et des solutions proactives pour s’y ajuster en temps réel. La gestion proactive permet d’identifier les sources et les types de résistance auxquels l’organisation peut faire face pendant sa transition, afin de les contrer avec des solutions réactives qui motiveront les employés à poursuivre la transition.
5. Définissez le budget et les ressources
Considérant l’ampleur du tel changement, il est requis d’évaluer les besoins en ressources (humaines, équipements, financières, etc.) pour l’ensemble des infrastructures technologiques requises pour le virage numérique. La flexibilité est de mise dans l’octroi des ressources est essentielle à l’implantation d’une nouvelle culture organisationnelle.
6. Faites preuve d’une écoute active
Autant qu’il est important de communiquer le changement, autant qu’il est encore plus important d’écouter ce que les parties prenantes ont à dire sur votre virage numérique. Pour contrer leur résistance ou leur fournir les informations nécessaires à leur adaptation, une bonne écoute leur permettra de se sentir impliqués dans le changement et de se sentir écoutés.
Bref, sous l’acronyme C.A.S.E., un virage numérique se résume en 4 lignes directrices qui permettront à votre entreprise de concrétiser ce changement organisationnel : Consulter les employés, Adapter la démarche, Soutenir l’implantation et Écouter leurs préoccupations.
Nous pouvons vous aider
Notre logiciel ProgressionLIVE peut vous aider à éliminer les futurs documents reliés aux demandes de signatures, aux feuilles de temps, aux bons de travail, aux factures et aux formulaires autrefois « contrôlés » par le papier. Notre solution vous permet de gérer tous ces documents dans une simple application web conçue spécialement pour réduire le papier et augmentez la productivité de votre entreprise. Contactez-nous pour découvrir comment ProgressionLIVE pour vous aider à atteindre votre objectif paperless!
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Tel que vu dans notre article 6 avantages du paperless en entreprise, la réduction de la consommation de papier est bénéfique pour toute organisation qui adopte un tel comportement. Toutefois, un tel changement « ’ne se fait pas en criant ciseaux »’, soit qu’il requiert une planification rigoureuse et une combinaison de facteurs favorables. Ainsi, nous vous proposons un guide pratique qui résume les spécifications requises pour faire la transition vers le paperless.
Qu’est-ce que le paperless?
Tout d’abord, il convient d’expliquer ce qu’est le paperless en amorce à ce guide. C’est un objectif organisationnel visant la réduction ou l’élimination de la consommation de papier en entreprise. Ce qui implique une transition vers le stockage des documents dans des solutions informatiques ou infonuagiques.
Cette nouvelle habitude de travail comporte de nombreux avantages dont l’accentuation de l’efficacité de recherche et de classement, la dynamisation du partage de documents, le renforcement de la sécurité des informations sensibles, l’augmentation des économies monétaires, la réduction des espaces de stockage physique et l’amélioration de l’empreinte écologique des entreprises.
C’est pour qui?
Le paperless convient à tous les types d’entreprises. Toutefois, l’élimination complète du papier est plutôt impossible pour certains types comme les notaires, avocats et comptables qui requièrent le traitement de papier officiel qui ne peut pas être informatisé, par exemple. On considérera alors une réduction de la consommation du papier pour ce genre d’organisation, plutôt qu’un bureau exclusivement sans papier.
Comment adopter le paperless en entreprise?
Tel que mentionné en début d’article, le paperless est un changement de comportement qui implique une planification approfondie. C’est aussi un long processus qui demande l’implication de tous les acteurs de l’organisation, soient les employés et les cadres. Cependant, quoique ce changement d’habitudes semble fastidieux, son application est relativement simple et les bénéfices sont ressentis à court terme.
1. Créez un système de classement Construire un système de classement et d’archivage par la sélection des documents à archiver et à numériser est la première chose à faire. À noter que le système de classification virtuel doit être prêt à recevoir les documents avant la numérisation du premier document. Il convient alors de concevoir une structure unique et une nomenclature universelle pour tous vos documents. Par exemple, il serait utile de nommer vos documents numérisés de la façon suivante : « Année_Département_Nom du fichier », ce qui permettra de retracer et de trier plus rapidement des fichiers par année et par département. (2018_Ventes_Rapport de ventes par clients)
2. Sécurisez vos documents Nous recommandons également de sécuriser votre système dès sa création, surtout si les données sont stockées sur un support physique, comme un disque dur externe, sachant que les solutions infonuagiques sont toutes protégées par des mots de passe. De plus, nous recommandons de créer une sauvegarde (back-up) de l’ensemble de votre système sur un autre support informatique. Par exemple, vous pourriez choisir de conserver tous vos documents sur un disque dur externe et de créer une sauvegarde automatisée dans les nuages (ex. : Google Drive).
3. Équipez-vous d’un numériseur Il sera important de vous équiper des différents outils qui vous permettront de faire la transition vers le paperless. Ainsi, vous aurez besoin d’espaces de stockage infonuagiques et physiques, ainsi qu’un numériseur (scanneur) pour archiver tous vos documents sur ces précédentes plateformes. Nous vous recommandons de choisir un numériseur performant et efficace, équipé d’un alimenteur par exemple, permettant aux personnes chargées de la numérisation d’accélérer leur travail et votre productivité.
4. Téléchargez un logiciel PDF De plus, le classement de vos documents peut se faire plus facilement et plus efficacement si vous vous équipez d’un programme de création de documents PDF (Adobe Acrobat). Un tel logiciel vous permettra de renommer, modifier et d’assembler plusieurs documents simultanément. Ce qui accélérera le temps de recherche d’un document précis à l’aide du moteur de recherche de votre solution de stockage.
5. Renseignez vos employés Éduquer les employés sur les bienfaits et sur le processus du paperless est tout aussi crucial, car cette habitude implique un changement de mentalité et il faut s’assurer de les convaincre pour concrétiser la transition. Malgré tous vos efforts de planification et de mise en place, les employés sont les principaux acteurs de ce changement et ils doivent être autant convaincus que nous et vous, afin que votre organisation en retire les bénéfices escomptés.
6. Dématérialisez vos bureaux De plus, afin d’assurer un continuum dans ce processus, il convient de dématérialiser vos espaces de bureau, soit par le retrait de toutes imprimantes non nécessaires. Puis, il faut désormais numériser immédiatement et systématiquement tout nouveau document dès sa réception, tout en s’assurant de l’archiver selon la nomenclature et la classification précédemment planifiées. Finalement, recyclez les documents dès leur numérisation effectuée, sans craindre la perte de fichiers, puisque votre système est sécurisé et qu’il est adéquatement classé selon votre politique de classification.
Nous pouvons vous aider
Notre logiciel ProgressionLIVE (progressionlive.com) peut vous aider à éliminer les futurs documents reliés aux demandes de signatures, aux feuilles de temps, aux bons de travail, aux factures et aux formulaires autrefois « contrôlés » par le papier. Notre solution vous permet de gérer tous ces documents dans une simple application web conçue spécialement pour réduire le papier et augmentez la productivité de votre entreprise. Contactez-nous pour découvrir comment ProgressionLIVE pour vous aider à atteindre votre objectif paperless!
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Les bonnes pratiques à appliquer dans un virage numérique
À l’ère d’une quatrième révolution industrielle, un virage numérique est incontournable pour les entreprises. Autant pour assurer leur compétitivité que leur pérennité. Une telle transformation digitale fait référence au déploiement d’une vision. Celle-ci est guidée par l’adoption, l’intégration et l’appropriation des données et des technologies numériques. En effet, les données et les technologies constituent les principaux leviers de différenciation et de croissance. Ainsi, les entreprises qui adoptent un tel virage seront davantage en mesure de saisir les occasions d’affaires.
Toutefois, un tel changement organisationnel comporte un défi de taille, soit la réceptivité des parties prenantes. En effet, la résistance au changement est l’un des premiers réflexes de l’être humain. Quoique cela peut être très constructif, dans la mesure où ceux qui résistent sont souvent ceux qui anticipent les embûches et les difficultés possibles. En effet, la résistance au changement peut être bénéfique pour une organisation si les gestionnaires sont en mesure de déterminer les causes exactes de cette résistance.
Donc, afin d’optimiser vos chances de couronner de succès votre transition, nous vous présentons 6 bonnes pratiques qui vous guideront dans votre virage numérique.
1- Miser sur vos leaders et leur leadership
En tant qu’influenceur dans votre organisation, vos leaders sont la pierre angulaire de votre virage numérique. En effet, tout changement approuvé par vos leaders renforcera le climat de confiance des employés envers votre vision. Leur leadership entraînera ces derniers à adhérer à votre culture numérique plus facilement. Ainsi, en montrant l’exemple, vos leaders seront également une ressource directe pour vos employés pour traiter le virage au quotidien.
2- Communication claire et détaillée
Il est primordial d’assurer une transparence dans vos communications avec les parties prenantes au changement. En effet, une communication claire et détaillée évitera à tout employé d’avoir des doutes sur votre vision et ainsi ruiner sa confiance avec votre virage. Il est aussi important de prévaloir la qualité des informations sur la quantité, car une trop grande quantité d’informations aura une perception négative sur vos employés. Puis, il faut savoir répondre aux questions des employés, car un manque de cohérence peut mettre un frein à l’adhésion de ceux-ci à la nouvelle culture.
3- Impliquer tous vos employés
Sachant que les gestionnaires et les leaders de votre organisation ont été convertis à la nouvelle culture numérique, il est important de considérer les employés dans cette démarche. En effet, ceux-ci peuvent contribuer à la réussite de votre transition si vous avez pris le temps d’impliquer tous vos employés et de leur démontrer qu’ils font partie de la solution et qu’ils sont essentiels au virage numérique que votre entreprise entreprend.
4- Planifier des stratégies proactives
Tel qu’expliqué plus tôt, la résistance au changement est un phénomène observable dans tous les virages drastiques. Ainsi, il est crucial de prévoir des stratégies et des solutions proactives pour s’y ajuster en temps réel. La gestion proactive permet d’identifier les sources et les types de résistance auxquelles l’organisation peut faire face pendant sa transition, afin de les contrer avec des solutions réactives qui motiveront les employés à poursuivre la transition.
5- Définissez le budget et les ressources
Considérant l’ampleur du tel changement, il est requis d’évaluer les besoins en ressources (humaines, équipements, financières, etc.) pour l’ensemble des infrastructures technologiques requises pour le virage numérique. La flexibilité est de mise dans l’octroi des ressources est essentielle à l’implantation d’une nouvelle culture organisationnelle.
6- Faire preuve d’une écoute active
Autant qu’il est important de communiquer le changement, autant qu’il est encore plus important d’écouter ce que les parties prenantes ont à dire sur votre virage numérique. Pour contrer leur résistance ou leur fournir les informations nécessaires à leur adaptation, une bonne écoute leur permettra de se sentir impliqués dans le changement et de se sentir écoutés.
Bref, sous l’acronyme C.A.S.E., un virage numérique se résume en 4 lignes directrices qui permettront à votre entreprise de concrétiser ce changement organisationnel : Consulter les employés, Adapter la démarche, Soutenir l’implantation et Écouter leurs préoccupations.
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ProgressionLIVE est fier de vous présenter son nouveau site web au design renouvelé et au contenu entièrement revu et enrichi. Réalisé par notre équipe marketing, le nouveau progressionlive.com se distingue par son design moderne et épuré qui suit les dernières tendances du web et par son optimisation pour les moteurs de recherche.
Le nouveau site web de ProgressionLIVE s’adresse aux petites et moyennes entreprises qui désirent éliminer leurs formulaires papier, afin d’optimiser leur productivité. Ainsi, grâce à une configuration plus intuitive et plus conviviale, les utilisateurs auront plus facilement accès aux informations pertinentes au sujet de notre logiciel de répartition.
Nous avons, entre autres, modifié la navigation de notre menu, afin de mettre de l’avant les fonctionnalités et le blogue de ProgressionLIVE. Nous avons également ajouté un bouton permettant de prendre un rendez-vous pour une présentation du logiciel par un expert. Parmi les fonctionnalités améliorées et celles ajoutées, citons :
L’ajout des forfaits sur notre page d’accueil pour une visualisation plus rapide de notre offre de service en toute transparence;
L’ajout de témoignages vidéo de nos clients;
L’ajout d’un formulaire de contact sur notre page d’accueil pour que vous puissiez nous écrire plus rapidement;
Une mise à jour des membres de notre équipe;
Une mise à jour de nos partenaires;
L’ajout d’une page Fonctionnalités, facilement accessible, qui présente les fonctionnalités de ProgressionLIVE en détail;
L’ajout d’une page « Blogue » dans le menu, affichant nos articles de blogue.
Bref, notre nouveau site web est plus intuitif et vous permet d’obtenir les informations sur ProgressionLIVE plus rapidement. Cette refonte permettra d’améliorer l’expérience utilisateur des visiteurs sur notre site web, tout en vous permettant d’optimiser votre productivité.
Au plaisir de recevoir vos commentaires,
L’équipe marketing de ProgressionLIVE
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Comment devenir un pro en gestion de tâches sur ProgressionLIVE
Si la recherche, le tri et l’affichage de vos tâches sont un casse-tête dans ProgressionLIVE, cet article est pour vous. En effet, notre solution ProgressionLIVE offre le mode Liste qui vous offre la possibilité d’appliquer des filtres, de modifier des colonnes et d’exporter des données et ce ne sont que les fonctions générales.
Toutefois, nous avons constaté que ce mode n’est pas utilisé à son plein potentiel par nos utilisateurs. Ainsi, nous avons offert un webinaire sur ce module, afin d’expliquer les fonctions générales et avancées, qui vous permettront d’accroître votre productivité avec notre logiciel. Ce webinaire d’une durée de 30 minutes fût présenté le 9 février dernier par notre formateur Fabrice Maynard et diffusé en simultané sur Facebook Live et sur YouTube.
Application de filtres
Tout d’abord, il est possible d’appliquer des filtres, afin d’affiner une recherche permettant ainsi de localiser une ou plusieurs tâches en quelques clics. En effet, par défaut, les filtres applicables sont situés à gauche du mode Liste, tels que « Type de tâche », « État », « Priorité », etc. Dans ces filtres, dits généraux, il est possible de sélectionner plusieurs critères par filtre. Finalement, il suffit de cliquer sur « Appliquer » pour voir apparaître les résultats ou cliquer sur « Enregistrer » pour sauvegarder le filtre pour une utilisation ultérieure.
De plus, alors que ces filtres sont génériques à tous les comptes de ProgressionLIVE, il est également possible d’utiliser des filtres personnalisés en fonction de votre compte et des configurations de votre logiciel. Ces filtres sont disponibles en cliquant sur le bouton d’ajout de « Critères additionnels », situé dans la rubrique « Nouveau Filtre ». Toutefois, il n’est possible que de sélectionner qu’un seul critère par filtre à la fois, contrairement aux filtres génériques où on pouvait sélectionner deux ressources humaines et plus dans un même filtre.
Finalement, il est important de noter qu’un filtre sauvegardé est uniquement enregistré sur le compte où il a été créé. Ainsi, chaque utilisateur peut s’approprier la gestion de ces filtres et configurer ProgressionLIVE pour le rendre le plus productif que possible. Cependant, il est possible de partager des filtres afin qu’il soit disponible à l’ensemble des utilisateurs de l’entreprise.
Modification des colonnes
Par défaut, ProgressionLIVE vous offre un classeur avec des colonnes prédéfinies, et ce, avec des largeurs prédéfinies, ne vous offrant donc peut-être pas un affichage optimal vous permettant de répondre à vos besoins. C’est pourquoi les colonnes sont modulables et qu’il est possible de les masquer, de les afficher, de les réduire, de les agrandir et de les trier, tout comme dans une feuille de classeur Excel.
Tout d’abord, à l’aide de l’engrenage situé à droite, il est possible de sélectionner les colonnes à afficher et de sélectionner les colonnes à masquer. Bref, il est possible d’ajouter autant de colonnes que vous désirez, mais également de masquer les colonnes inutiles à votre traitement de données.
Après avoir fait la sélection des colonnes à afficher et à masquer, il est possible de redimensionner la taille de celles-ci, afin d’en visualiser le contenu intégral et d’en optimiser l’affichage dans la fenêtre. Pour ce faire, il suffit de sélectionner les bordures horizontales de la colonne à redimensionner et glisser la bordure jusqu’à l’obtention de la taille désirée. Puis, le faire pour toutes les colonnes où on constate un manque d’espace.
Finalement, ces manipulations de colonne peuvent être enregistrées afin d’être visible telles quelles lors de chacune des prochaines visites sur le compte. Pour ce faire, il suffit de cliquer sur « Sauvegarder les préférences » dans l’engrenage situé à droite de la barre d’outils. Il est également possible d’effacer toutes les préférences sauvegardées, et d’enregistrer comme écran par défaut, ce qui déterminera le mode en question comme page à afficher à l’ouverture du compte.
Autres fonctions
Tri ascendant et descendant
Tel que mentionné plus haut, l’affichage en mode liste est similaire à Excel et tout comme dans le logiciel de Microsoft, il est possible de trier le contenu des colonnes. En glissant la souris sur le nom d’une colonne, une flèche apparaît à la droite de cette colonne. C’est sur cette dernière qu’il est possible de cliquer pour faire apparaître les options de « Tri ascendant » et « Tri descendant ».
Changement d’état
Il est également possible pour un répartiteur de modifier l’état d’une tâche rapidement sans avoir à ouvrir la fenêtre de la tâche en question. Prenons par l’exemple le cas où un employé sur la route n’est pas en mesure de faire le changement d’état, car il n’a pas de connectivité internet dans son secteur. Il pourrait donc demander au répartiteur, par téléphone, de modifier pour lui l’état de ladite tâche. Pour ce faire, il suffit de sélectionner la tâche et de cliquer sur « Changer d’état », puis de choisir l’état désiré. De plus, il est aussi possible de changer l’état de plusieurs tâches à la fois, en sélectionnant plusieurs tâches et en cliquant sur « Changer d’état ». Toutefois, il faut faire attention à respecter l’ordre de transition des états précédemment configurée.
Géolocaliser les tâches
Avec l’option « Positionner avec l’adresse », il est possible de géolocalisé les tâches via les appareils mobiles des techniciens, et ce, de toutes les tâches ou seulement d’une sélection.
Exportation
ProgressionLIVE permet l’exportation des résultats de recherche du module Liste vers un fichier Excel ou PDF, via les boutons prévus à cet effet. En sélectionnant l’option Excel, tout le contenu de la recherche sera exporté, tandis qu’en PDF il est possible de choisir entre l’ensemble de la recherche ou seulement quelques tâches correspondant à la recherche.
Pour un tutoriel complet, visitez cette documentation et pour voir ou revoir notre webinaire gratuit, cliquez ici.
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