6 avantages du paperless en entreprise

6 avantages du paperless (réduction de papier) en entreprise

Le paperless (sans papier) n’est pas qu’une simple tendance, c’est un mode de vie auquel les entreprises adhèrent graduellement depuis quelques années. La réduction de la consommation de papier est devenue un incontournable et il offre de nombreux avantages aux entreprises qu’y adopte un tel comportement, augmentant par le fait même leur productivité. Tel est notre slogan « Éliminez vos formulaires papier. Augmentez votre productivité! », ProgressionLIVE (progressionlive.com) est la solution paperless conçue pour votre entreprise. La réduction de la consommation de papier accentue l’efficacité, dynamise le partage, renforce la sécurité, permet des économies, réduit les espaces de stockage physique et améliore l’empreinte écologique des entreprises.

1. L’efficacité

La réduction du papier dans les entreprises permet de classer les documents efficacement ce qui offre un meilleur accès à l’information, réduit les délais de recherche et de classement. Les employés prennent donc moins de temps à la recherche d’un document, maintenant facilement accessible avec quelques mots-clés. De plus, cela permet de réduire le temps octroyé au traitement de la paperasse, tel que brocher un document ou le mettre dans un portfolio. Puis, l’informatisation des données améliore la fiabilité des données et accentue la qualité de celles-ci, par sa mise à jour en temps réel.

Saviez-vous que…
En moyenne, un Canadien consomme environ 50 kilogrammes de papier par année, soit plus de 10 000 feuilles par an. (Source)

2. Le partage

Des systèmes de gestion des documents, tels que Google Drive, permettent à un employé de lire ou modifier les documents de ses collègues ou de partager ses documents à ces derniers, au moyen d’autorisations. C’est donc dire que les documents sont accessibles de n’importe d’où, à n’importe quel moment et sur n’importe quel appareil. Cela permet de travailler autant au bureau, sur la route qu’à la maison. Il est donc facile pour une équipe de travail de se partager des fichiers pour travailler simultanément sur le même projet.

 3. La sécurité

Tel que mentionné ci-haut, il est possible de donner des accès aux documents que l’on crée à des collègues pour qu’ils puissent les lire ou les modifier. Ce contrôle permet une augmentation de la sécurité des documents, contrairement aux documents qui traînent sur les bureaux et où on doit faire des photocopies pour les partager. De plus, il est plus facile de voler, copier ou falsifier un document papier qu’un document dans les nuages est protégé par un mot de passe. Finalement, les documents papiers sont à risque lors d’incendie ou d’inondations, contrairement à celles sur le cloud.

4. L’économie

Le principal avantage du paperless en entreprise est certainement l’économie d’argent réalisé, notamment par la réduction d’achats de papier, mais également en achats d’imprimantes, d’encre, de fournitures de bureau (agrafes, trombones). Puis, alors que le papier occupe de la place dans des salles d’archivage où il faut payer pour l’électricité, le chauffage, l’entretien et le nettoyage de ces espaces de stockage, les documents sur le cloud ne consomment presque pas d’énergie et une feuille de papier est plus lourde que 70 octets.

5. L’espace

En effet, les employés n’ont plus à effectuer des recherches dans des salles d’archives, parmi de multiples boîtes. Les entreprises n’ont plus à louer ou occuper des salles exclusivement reliées à l’entreposage de documents fastidieux. En optant pour des disques durs externes, internes ou des solutions infonuagiques (Google Drive, par exemple), l’espace de stockage se limite à la taille du disque. Ainsi, alors que le stockage coûte de moins en moins cher, il est possible de se procurer un compte Google Drive gratuitement avec 15 Go ou 100 Go pour seulement 2,79$/mois.

Saviez-vous que…
En effet, bien qu’elle ne représente que 3 % du PIB du secteur industriel au Canada, [la production de papier]est responsable de près de 20 % de la consommation d’énergie de ce secteur d’activité. (Source)

6. L’environnement

En constante évolution depuis l’industrialisation au début du 20e siècle, l’empreinte écologique des entreprises ne cesse d’augmenter. Puis, de nombreux arbres sont coupés chaque année pour permettre la production de papier, voire même des coupes à blancs pour fournir la demande excessive de papier dans les entreprises. Bref, une réduction importante de la consommation de papier serait plus écologique pour la planète et permettraient à de nombreuses forêts d’être sauvées et par le fait même tout l’écosystème vivant dans ces régions.

Bref, ce nouveau mode de vie entraîne un changement des habitudes de consommation et crée une mentalité dont votre organisation pourrait tirer profit. De plus, notre logiciel ProgressionLIVE est la solution personnalisable pour faire la transition vers le paperless. Vous aimeriez savoir comment adopter un tel comportement dans votre entreprise, mais vous ne savez pas par où commencer ? Suivez notre article qui vous accompagne dans l’univers du paperless avec notre Guide pour adopter le paperless dans votre entreprise.

 


 

Si vous désirez rester informé des dernières nouveautés à propos de ProgressionLIVE et des futures mises à jour, inscrivez-vous à notre infolettre.

Comments
  • Yousign dit :

    Bonjour,

    Merci pour cet article très explicite. Beaucoup d’entreprises utilisent le “paperless” en optant pour la signature électronique. En plus de garantir une réduction des coûts, une rapidité des échanges, elle offre une sécurité et des garanties aux deux parties.

Laisser un commentaire

Votre adresse de courriel ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *