Guide pour devenir « sans papier » en entreprise

6 trucs et conseils pour adopter le paperless

Tel que vu dans notre article 6 avantages du paperless en entreprise, la réduction de la consommation de papier est bénéfique pour toute organisation qui adopte un tel comportement. Toutefois, un tel changement « ’ne se fait pas en criant ciseaux »’, soit qu’il requiert une planification rigoureuse et une combinaison de facteurs favorables. Ainsi, nous vous proposons un guide pratique qui résume les spécifications requises pour faire la transition vers le paperless.

Qu’est-ce que le paperless?

Tout d’abord, il convient d’expliquer ce qu’est le paperless en amorce à ce guide. C’est un objectif organisationnel visant la réduction ou l’élimination de la consommation de papier en entreprise. Ce qui implique une transition vers le stockage des documents dans des solutions informatiques ou infonuagiques.

Cette nouvelle habitude de travail comporte de nombreux avantages dont l’accentuation de l’efficacité de recherche et de classement, la dynamisation du partage de documents, le renforcement de la sécurité des informations sensibles, l’augmentation des économies monétaires, la réduction des espaces de stockage physique et l’amélioration de l’empreinte écologique des entreprises.

C’est pour qui?

Le paperless convient à tous les types d’entreprises. Toutefois, l’élimination complète du papier est plutôt impossible pour certains types comme les notaires, avocats et comptables qui requièrent le traitement de papier officiel qui ne peut pas être informatisé, par exemple. On considérera alors une réduction de la consommation du papier pour ce genre d’organisation, plutôt qu’un bureau exclusivement sans papier.

Comment adopter le paperless en entreprise?

Tel que mentionné en début d’article, le paperless est un changement de comportement qui implique une planification approfondie. C’est aussi un long processus qui demande l’implication de tous les acteurs de l’organisation, soient les employés et les cadres. Cependant, quoique ce changement d’habitudes semble fastidieux, son application est relativement simple et les bénéfices sont ressentis à court terme.

1. Créez un système de classement
Construire un système de classement et d’archivage par la sélection des documents à archiver et à numériser est la première chose à faire. À noter que le système de classification virtuel doit être prêt à recevoir les documents avant la numérisation du premier document. Il convient alors de concevoir une structure unique et une nomenclature universelle pour tous vos documents. Par exemple, il serait utile de nommer vos documents numérisés de la façon suivante : « Année_Département_Nom du fichier », ce qui permettra de retracer et de trier plus rapidement des fichiers par année et par département. (2018_Ventes_Rapport de ventes par clients)

2. Sécurisez vos documents
Nous recommandons également de sécuriser votre système dès sa création, surtout si les données sont stockées sur un support physique, comme un disque dur externe, sachant que les solutions infonuagiques sont toutes protégées par des mots de passe. De plus, nous recommandons de créer une sauvegarde (back-up) de l’ensemble de votre système sur un autre support informatique. Par exemple, vous pourriez choisir de conserver tous vos documents sur un disque dur externe et de créer une sauvegarde automatisée dans les nuages (ex. : Google Drive).

3. Équipez-vous d’un numériseur
Il sera important de vous équiper des différents outils qui vous permettront de faire la transition vers le paperless. Ainsi, vous aurez besoin d’espaces de stockage infonuagiques et physiques, ainsi qu’un numériseur (scanneur) pour archiver tous vos documents sur ces précédentes plateformes. Nous vous recommandons de choisir un numériseur performant et efficace, équipé d’un alimenteur par exemple, permettant aux personnes chargées de la numérisation d’accélérer leur travail et votre productivité.

4. Téléchargez un logiciel PDF
De plus, le classement de vos documents peut se faire plus facilement et plus efficacement si vous vous équipez d’un programme de création de documents PDF (Adobe Acrobat). Un tel logiciel vous permettra de renommer, modifier et d’assembler plusieurs documents simultanément. Ce qui accélérera le temps de recherche d’un document précis à l’aide du moteur de recherche de votre solution de stockage.

5. Renseignez vos employés
Éduquer les employés sur les bienfaits et sur le processus du paperless est tout aussi crucial, car cette habitude implique un changement de mentalité et il faut s’assurer de les convaincre pour concrétiser la transition. Malgré tous vos efforts de planification et de mise en place, les employés sont les principaux acteurs de ce changement et ils doivent être autant convaincus que nous et vous, afin que votre organisation en retire les bénéfices escomptés.

6. Dématérialisez vos bureaux
De plus, afin d’assurer un continuum dans ce processus, il convient de dématérialiser vos espaces de bureau, soit par le retrait de toutes imprimantes non nécessaires. Puis, il faut désormais numériser immédiatement et systématiquement tout nouveau document dès sa réception, tout en s’assurant de l’archiver selon la nomenclature et la classification précédemment planifiées. Finalement, recyclez les documents dès leur numérisation effectuée, sans craindre la perte de fichiers, puisque votre système est sécurisé et qu’il est adéquatement classé selon votre politique de classification.

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